Systematiskt arbetsmiljöarbete

Varför arbeta med systematiskt arbetsmiljöarbete?

Systematiskt arbetsmiljöarbete (SAM) handlar om att förebygga olyckor och ohälsa innan de sker. Det är du som arbetsgivare som bär det yttersta ansvaret för arbetet utförs och sedan 2001 är det lag på att aktivt jobba med SAM oavsett antal anställa och bransch. Arbetet ska ske i nära samarbete med anställda och skyddsombud och går ut på att alla på företaget ska må bra, vilket på sikt även leder till ekonomiska fördelar. 

Därför ska ni jobba med SAM

• Öka lönsamheten
• Förhindra olyckor och ohälsa innan de sker
• Skyldiga enligt lag AFS 2001:1

Hur ser en bra arbetsmiljö ut?

Begreppet arbetsmiljö omfattar flera olika delar och är egentligen allt som påverkar de anställda under en dag på jobbet. Ljudnivå, luftkvalitet, arbetstempo, den sociala kontakten med kollegorna och mycket mer. En bra arbetsmiljö gör arbetsplatsen trevlig och trygg – en arbetsplats man vill gå till varje dag.

Den fysiska arbetsmiljön

Den fysisk arbetsmiljön, det som syns, hörs eller luktar, är oftast den som de flesta förknippar med begreppet arbetsmiljö. Det kan vara ljudnivå, ventilation, kemikaliehantering, handhavandet av maskiner och personlig skyddsutrustning men handlar också om att de anställda har tillgång till rätt teknik för att kunna utföra arbetet. En dålig fysisk arbetsmiljö kan leda till både olyckor och ohälsa.

Den psykosociala arbetsmiljön

De andra delarna av arbetsmiljön är de psykiska och sociala delarna, den psykosociala arbetsmiljön, och upplevs oftast något svårare att beskriva. Här handlar det om arbetstempo, kontakten med de andra kollegorna, möjlighet till personlig utveckling, en bra ledningsstruktur och känslan av att ha en trygg anställning med mera. Ett bra psykosocialt klimat är mycket viktigt för trivsel och lönsamhet.

Vad säger lagen?

Som arbetsgivare måste du enligt Arbetsmiljöverkets föreskrifter om systematiskt arbetsmiljöarbete (AFS 2001:1) jobba med arbetsmiljörelaterade frågor på ett strukturerat och kontinuerligt sätt. Lagen gäller alla arbetsgivare oavsett bransch och antal anställda, och inkluderar även er som inte har anställda utan inhyrd arbetskraft. 

AFS 2001:1 i sin helhet

Guide till att komma igång med SAM

Det centrala i ett systematiskt arbetsmiljöarbete är just det systematiska, att arbetet sker strukturerat och kontinuerligt – att det blir en naturlig del av vardagen. Det handlar om att regelbundet granska arbetsplatsen och bedöma risker, genomföra åtgärder som krävs och följa upp så att insatserna uppnådde önskat resultat. Och det är inte så svårt som det verkar.

Börja med de absolut nödvändigaste aktiviteterna och skala upp allteftersom tiden är mogen. Har ni själva inte kunskapen om hur ni ska göra så hjälper vi er att komma igång och under tiden lär ni er hur ni ska jobba. Vi har valt att dela in arbetet i tre steg – förberedelse, utförande och löpande arbete, men innan arbetet startar så måste ledningen bestämt sig för att satsa på att skapa en bättre arbetsmiljö.

Utan ledningen och cheferna är med så kommer ni att misslyckas!

För att kunna komma igång med ett aktivt SAM krävs först och främst en engagerad ledning. Det måste finnas en vilja att skapa en trygg och trevlig arbetsplats för de anställda, och det måste få ta tid att starta upp. När väl rutinerna sitter där och de positiva effekterna av arbetet visar sig blir det naturligt att ta arbetet till nästa nivå.

Nästa steg blir att involvera alla anställda, då just alla på företaget är en del av arbetet. Medarbetare måste få information om arbetet och känna att de både möjlighet och tid att påverka. Arbetsmiljöfrågor ska vara en central del vid arbetsplatsträffar, medarbetarsamtal och det dagliga arbetet.

Förberedelse

I det här första steget läggs grunden för kommande arbete. Det är här ni bestämmer hur ni ska gå tillväga och ser till att alla på företaget är med på vad som gäller.

Bestäm vem som gör vad
Det är du som arbetsgivare som ska driva arbetet med SAM och till din hjälp har du skyddsombud och alla anställda. Skapa en tydlig rollfördelning så att alla vet vad som förväntas av dem och vilket ansvar var och en har.

Identifiera risker
Gå igenom arbetsmiljön, både de fysiska och de psykosociala delarna, och skriv ned vilka risker ni har identifierat. Bedömning och prioritering gör ni gemensamt senare.

Ta reda på vilka föreskrifter ni enligt lag omfattas av
Olika verksamheter omfattas av olika föreskrifter. Ta gärna hjälp av en expert att kartlägga de föreskrifter just ni omfattas av.

PreWoe System bild

Utförande

Nu är det dags att lägga grundstenarna för ett systematiskt arbetsmiljöarbete. Vilken ordning de olika delarna tas fram kan variera.

Ta fram en arbetsmiljöpolicy
En arbetsmiljöpolicy beskriver företagets visioner, riktlinjer och mål med arbetsmiljöarbetet – alltså hur arbetsförhållandet ska se ut på sikt. Policyn ska utformas så konkret som möjligt och vara ett levande dokument som regelbundet ses över. Ni kan välja att utforma den helt själva från början eller utgå från en mall.

Fastställ rutiner
Rutinerna ska svara på vad, hur, vem och när (vad ska göras, hur ska det göras, vem ska göra det och när i tiden ska det ske) och bör i möjligaste mån kopplas ihop med redan befintliga aktiviteter i verksamheten så att de blir en naturlig del av det dagliga arbetet. Det ska finnas rutiner för följande aktiviteter:

  • Medverkan i arbetsmiljöarbetet
  • Fördelning av arbetsmiljöuppgifter
  • Kunskap och kompetens
  • Undersökning av arbetsmiljön
  • Riskbedömning
  • Vidta åtgärder och ta fram handlingsplan
  • Rapportering och utredning av tillbud och olyckor
  • Årlig uppföljning av SAM

Skapa instruktioner
En instruktion är en tydlig beskrivning på hur en arbetsuppgift ska utföras och kan behövas vid exempelvis driftstörningar och maskinunderhåll. Bedöms risken som allvarlig för en specifik uppgift ska instruktionen finnas i skriftlig form. 

Dokumentera
Alla företag oavsett bransch och antal anställda omfattas av reglerna om systematiskt arbetsmiljöarbete. Den stora skillnaden mellan ett företag med färre än tio anställda och ett företag med minst tio anställda är hur mycket som ska vara skriftligt dokumenterat. Men även om ni inte har krav på er att dokumentera så är det ett bra stöd i arbetet och något som vi rekommenderar.

  • Mindre än 10 anställda
    För företag som har mindre än tio anställda gäller följande:
    • Det ska finnas rutiner för alla aktiviteter som föreskriften ställer krav på men rutinerna behöver inte vara dokumenterade.
    • En fördelning av arbetsmiljöuppgifterna ska vara gjord men behöver inte vara dokumenterad.
    • Årliga uppföljningar av det systematiska arbetsmiljöarbetet ska genomföras men behöver inte dokumenteras.
    • Riskbedömningar och handlingsplaner ska alltid vara skriftligt dokumenterade.
    • När det finns allvarliga risker i arbetet ska det alltid finnas skriftliga instruktioner för arbetet.

  • Fler än 10 anställda
    För företag som har fler än tio anställda gäller följande:
    • Det ska finnas en skriftligt dokumenterad arbetsmiljöpolicy
    • Rutinerna för SAM ska vara skriftligt dokumenterade
    • En fördelning av arbetsmiljöuppgifter ska vara gjord och den ska vara skriftligt dokumenterad.
    • Årliga uppföljningar av det systematiska arbetsmiljöarbetet ska genomföras och resultatet av uppföljningen ska dokumenteras skriftligt.
    • Riskbedömningar och handlingsplaner ska alltid vara skriftligt dokumenterade.
    • När det finns allvarliga risker i arbetet ska det alltid finnas skriftliga instruktioner för arbetet.

Löpande arbete

Nu är ni kommit igång och har troligen redan sett flera positiva effekter på ert arbete. Nu är det dags att se om allt bra ni går att göra ännu bättre, att faktiskt arbeta aktivt med systematiskt arbetsmiljöarbete. Eller är det kanske till och med dags att lyfta det till nästa nivå? Vi hjälper er gärna hela vägen!

Vad gäller i din bransch?

Arbetsmiljölagen och föreskriften för systematiskt arbetsmiljöarbete (AFS 2001:1) gäller för alla arbetsplatser, oavsett vilken bransch det gäller eller hur många anställda man har. Sen kan det tillkomma ytterligare regler för respektive bransch.