ISO-certifiering för små och medelstora företag

PreWoe förklarar vad det betyder för dig

Kan små och medelstora företag bli ISO-certifierade?

Ja, alla företag kan bli ISO-certifierade. ISO-standarderna ställer krav på VAD som ska finnas. Det är upp till respektive företag beskriva HUR och i mindre företag är det ofta enklare att beskriva ”hur:et”.

Varför ska företag ISO-certifiera sig?

Det finns i huvudsak två olika anledningar till att företag ISO-certifierar sig.

Antingen är det pga externa krav från kunder eller ägare. Eller så är det av egen vilja för att skapa en en struktur och certifieringen blir en del i förbättringsarbetet.

ISO-arbetet blir oftast bättre om det finns en förståelse för varför företaget väljer att ISO-certifiera sig.

Vad betyder "ISO-certifiering"?

ISO är en global organisation som publicerar ett antal standards inom olika områden. ISO-standarderna beskriver ett antal ”regler” som företag som vill bli certifierade behöver leva upp till.

De vanligaste standarderna är ISO 9001 för kvalitet, ISO 14001 för Miljö och ISO 45001 för Arbetsmiljö. Det finns över 20 000 olika standards. ISO 27001 för säkerhet och ISO 26000 för hållbarhet är andra stander som ökar.

Varje standard skiljer sig men stora delar är gemensamma. Så ungefär 80 % av kraven är samma. Företaget behöver veta var de är, var de vill, hur de kommer dit och hur de ligger till. Tanken är att företag ska arbeta med ständiga förbättringar och prioritera det som är viktigast.

Kvalitet – ISO 9001
ISO 9001 är den mest kända ISO standarden. Den fokuserar på att företag ska sträva efter nöjda kunder. 

För att få nöjda kunder krävs flera delar och de sammanfattas i 7 ledningsprinciper. Omvärldsanalys, Faktabaserade beslut, Aktivt ledarskap, Medarbetarnas engagemang, Processstyrning, Kundfokus och Ständiga förbättringar.

Läs mer om ISO och ledningsprinciperna.

Miljö – ISO 14001 
ISO 14001 fokuserar på att företag ska arbeta med att minska sin miljöpåverkan. 

Kärnan är att företag måste förstå hur de påverkar miljön och prioritera att sänka sin negativa påverkan inom de mest relevanta områdena. 

Arbetsmiljö – ISO 45001 
ISO 45001 behandlar arbetsmiljöarbetet på företag.

Om man uppfyller någon av de andra standarderna och följa den svenska lagstiftningen inom arbetsmiljö inklusive arbetar med ett systematiskt arbetsmiljöarbete så uppfylls i princip alla kraven i standarden.

Vad kostar ISO-certifiering för ett mindre företag?

Kostnaden för ISO-certifiering består av tre delar.

  1. Skapa dokumentation som beskriver ”hur”
    Kostnaden för att bygga upp dokumentationen beror helt på hur man väljer att jobba. Det kan ta flera år och kosta hundratusentals kronor eller kan det göras på någon vecka och kosta några tusen. 
  2. Arbetet för leva upp till det man beskrivit
    Det löpande arbete beror mycket på hur effektivt och strukturerat arbetet är, men ISO-standarderna i sig kräver inte massa extra arbete. Så tanken är att det ”ISO-arbetet” som genomförs ska generera mer värde än det kostar. Med en digital plattform kan arbetet effektiviseras och förenklas. 
  3. Certifiering av revisor
    Själva ISO-certifieringen utförs av en godkänd ISO-revisor som besöker företaget 2-3 dagar vid revisionen och sen 1 dag per år för titta på hur arbetet går. Det finns ett tiotal olika revisionsbolag i Sverige och kostnaden beror på hur många anställda företaget är och i vilka standarder man vill certifiera sig i. Räkna med 50-200 tusen för certifieringen beroende på certifieringsbolag.
Med PreWoe kan du spara upp till 80% av kostnaden och tiden för nå en ISO-certifierng

Kräver en ISO-certifiering mycket pappersarbete?

ISO-standarderna i sig har inte krav på ett visst antal dokument (förutom några få specifika dokument). Dock finns krav på att det ska finnas förutsättningar att göra ett bra jobb. Det är därför viktigt att ha viss dokumentation. 

Dokumentation ska stödja arbetet och inte bara vara massa papper. Genom att dokumentera viktiga delar är det enklare att samarbeta och arbeta med förbättringar.

Samtidigt får det inte finnas för mycket dokumentation. Då blir det svårt att hitta och underhålla.

Den allmänna dokumentationen för mindre företag brukar ligga mellan 50 och 100 ”A4 sidor”.   

Måste företag vara ISO-certifieade?

Det finns inget lagkrav på att företag måste vara ISO-certifierade. Dock kan kunder ställa krav på de företag som de handlar av ska vara ISO-certifierade.

Anledningen till att beställare vill att deras leverantörer ska vara ISO-certifierade är att det då kan minska sina egna risker. Ett ISO-certifikat är ingen garanti, men det visar till en viss del att leverantören vill arbeta professionellt och uppfyller ett antal krav. 

Privata företag kan ställa vilka krav de vill och tex kräva  en viss ISO-certifiering. Offentliga verksamheter har visst krav på oberoende och ställer ofta krav på ISO-certifiering eller liknade. Då blir det upp till leverantören att visa att sättet man arbetar uppfyller kraven. 

 

Skillnad mellan ISO-certifiering i mindre och större företag?

Det är enklare och billigare för mindre företag att bli certifierade jämfört med större företag.

Det är inte några skillnader i ISO kraven mellan stora och mindre företag. ISO-standarderna ställer krav på VAD ska finnas, sen är det upp till företaget att beskriva HUR det utförs. Men i mindre företag är verksamheten mer begränsad och behöver inte beskrivas på samma sätt. 

Det är även färre personer i ett mindre företag och det blir då lättare att involvera alla i arbetet. 

Sen är certifieringen av revisorn enklare och därför blir revisionen billigare.

5 vanliga misstag inför en ISO-certifiering

Det är lätt att en ISO-certifiering bara blir massa pappersarbete som inte tillför något värde. Då blir det bara tungt och tråkigt. Det är viktigt att förstå syftet med ISO-certifieringen.

Här är 5 vanliga misstag som vi ser små och medelstora företag gör.

  1. Ser ISO-certifieringen som ett sidoprojekt
    Om man ser ISO-arbete som ett sidoprojekt så kommer inte skapa ett verkligt värde i företaget. Det kommer inte heller att prioriteras och är lätt att det drar ut på tiden.
  2. Måste ISO-certifiera sig snabbt för att inte tappa en storkund 
    Fler och fler företag kräver att deras leverantörer är ISO-certifierade vid nya upphandlingar. Det gör att ISO-certifieringen kan bli dyr och stressig om man inte är förberedd.
  3. Börjar med detaljer och krånglar till dokumentationen
    Om man börjar med detaljer är det svårt att få en överblick och en röd tråd i ISO-arbetet. Den dokumentation som behövs är den som skapar ett värde. Det är därför viktigt att arbeta på ett strukturerat sätt.
  4. Låter en extern konsult göra allt arbete
    Om en extern konsult ”äger” ISO-arbetet så är det svårt få en koppling och ägandeskap i verksamheten. Då är det lätt att dokumentationen inte speglar verkligheten. 
  5. Involverar inte flera i ISO-arbetet
    Om ISO-arbetet bara ligger på en person så är det svårt att få det fungera på lång sikt.  

PreWoe hjälper dig att bli ISO-certifierad

Mindre företag kan skapa ett effektivt och smart ISO-arbete utan lägga ner massor av kostnader och tid. Kontakta oss så berättar vi mer

Plattform

PreWoe är en digital plattform för små och medelstora företag som förenklar pappersarbetet och involvera alla medarbetare

Mallar

Plattformen innehåller mallar och checklistor så att du slipper börja från ett tomt papper. Det gör att du spar massor av tid för att komma igång.

Experter

Vi erbjuder stöd i ISO-certifieringen av erfarna ISO-experter. Läs mer på www.isocertifiering.nu