Ledningssystem för småföretag.
Ledningssystem ska göra verklig nytta. Inte bara vara fina dokument.
Vad är ett ledningssystem?
Ett ledningssystem är företagets sätt att strukturera hur verksamheten ska styras, följas upp och förbättras. Det beskriver bland annat hur företaget arbetar med ansvar, mål, risker, rutiner, avvikelser och uppföljning.
Ett ledningssystem behöver alltså inte vara ett specifikt IT-system. Det kan bestå av dokument, Excel-filer, checklistor och andra verktyg. Ett digitalt ledningssystem samlar istället arbetet på ett ställe och kan hjälpa till med exempelvis påminnelser, rapportering och uppföljning.
För företag som arbetar enligt ISO 9001, ISO 14001, ISO 27001 eller ISO 45001 blir ledningssystemet också ett sätt att strukturera arbetet med standardernas krav.
Vilket ledningssystem passar småföretag?
För ett mindre företag är ett enkelt ledningssystem ofta viktigare än ett system med så många funktioner som möjligt.
Systemet bör vara anpassat efter hur företaget faktiskt arbetar och vara tillräckligt enkelt för att användas i vardagen. Det ska hjälpa företaget att skapa struktur – inte skapa ytterligare administration.
För småföretag är det särskilt värdefullt om systemet:
- är enkelt att komma igång med
- samlar dokumentation och aktiviteter på ett ställe
- ger en tydlig överblick över vad som behöver göras
- påminner ansvariga när något ska genomföras
- gör det enkelt för medarbetare att rapportera exempelvis avvikelser
- kan växa i takt med företagets behov
Arbetar företaget med ISO bör systemet dessutom göra det möjligt att arbeta efter standarderna utan att användaren hela tiden behöver förhålla sig till standardernas kapitel och formuleringar.
Vad ska ett ledningssystem innehålla?
Ett enkelt ledningssystem behöver inte innehålla hundratals funktioner. Det viktiga är att företaget kan styra, följa upp och förbättra verksamheten utan att informationen hamnar i olika dokument, mappar och system.
Viktiga delar är:
- Dokument och rutiner
med tydliga ansvariga och versionshantering. - Risker och möjligheter
för att identifiera vad som kan påverka verksamheten. - Mål
så att företaget kan bestämma vad som ska förbättras och följa resultatet. - Avvikelser och förbättringar
för att fånga problem och se till att åtgärder genomförs. - Checklistor och kontroller
för återkommande aktiviteter och egenkontroller. - Ansvar och aktiviteter
så att det framgår vem som ska göra vad och när. - Uppföljning
för att se vad som är klart, vad som återstår och hur verksamheten utvecklas.
För många företag behövs även funktioner för exempelvis miljöaspekter, lagefterlevnad, kundundersökningar, kompetens, utrustning och kemikalier.
Hur väljer man rätt ledningssystem?
Ett ledningssystem kan byggas på flera olika sätt. För mindre företag är Word, Excel och vanliga mappar ofta den första lösningen.
Excel och Word är flexibla verktyg som de flesta redan kan använda. De kan fungera bra när behovet är begränsat, men företaget behöver själv skapa strukturen och hålla reda på exempelvis versioner, ansvariga, påminnelser och uppföljning.
SharePoint ger bättre möjligheter att samla och dela dokument och information. Det kan vara ett bra alternativ för företag som redan arbetar mycket i Microsoft 365 och själva vill bygga upp och underhålla strukturen för sitt ledningssystem.
Ett dedikerat ledningssystem är istället utvecklat för själva arbetssättet. Funktioner för exempelvis dokument, risker, avvikelser, mål, checklistor, ansvar och uppföljning finns redan på plats.
Det finns därför inget alternativ som är bäst för alla företag. Börja inte med att jämföra långa listor över funktioner, utan fundera istället på vad ni vill att ledningssystemet ska hjälpa er med.
Några bra frågor att ställa när ni jämför olika alternativ är:
- Är systemet enkelt för våra medarbetare att använda?
- Hur mycket behöver vi själva bygga upp och underhålla?
- Kan vi samla vårt arbete på ett ställe?
- Får ansvariga automatiska påminnelser?
- Är det enkelt att rapportera avvikelser och förbättringar?
- Kan vi snabbt se vad som är gjort och vad som återstår?
- Kan vi använda samma system för flera ISO-standarder?
- Fungerar lösningen även när företaget växer?
- Hur mycket tid kommer administrationen att kräva?
Ett företag med ett mycket enkelt behov kan klara sig bra med Word, Excel eller SharePoint. När antalet dokument, aktiviteter, ansvariga och krav ökar blir nyttan med ett dedikerat ledningssystem större.
Det viktigaste är inte vilket alternativ som har flest funktioner, utan att ledningssystemet är tillräckligt enkelt och användbart för att faktiskt bli en del av verksamheten.
När passar PreWoe?
PreWoe är utvecklat för små och medelstora företag som vill ha ett strukturerat men enkelt sätt att arbeta med sitt ledningssystem.
Det passar särskilt företag som vill samla dokumentation, risker, mål, avvikelser, checklistor, uppföljning och andra delar av ledningssystemet på ett ställe.
PreWoe passar också företag som vill arbeta med eller certifiera sig enligt exempelvis ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001 eller ISO 27001 utan att bygga upp hela strukturen från grunden.
Färdigt grundmaterial och stöd i systemet gör att företaget kan utgå från sin egen verksamhet istället för att börja med ett tomt system.
Målet är att ledningssystemet inte bara ska finnas för certifieringens skull. Det ska vara ett verktyg som används för att styra, följa upp och förbättra verksamheten.
När passar PreWoe inte?
Alla företag behöver inte ett dedikerat ledningssystem.
Om verksamheten är mycket liten, behoven är begränsade och företaget bara behöver hantera ett fåtal dokument och aktiviteter kan Word, Excel eller företagets befintliga verktyg vara tillräckliga.
PreWoe är heller inte rätt val för ett företag som enbart söker en plats för fillagring. Värdet ligger i att använda funktionerna för att strukturera och följa upp arbetet – exempelvis dokument, risker, mål, avvikelser, aktiviteter och återkommande kontroller.
Ett företag som har mycket specifika krav på specialutvecklade arbetsflöden eller behöver att ledningssystemet fungerar som ett heltäckande affärssystem bör också kontrollera att PreWoes funktioner motsvarar dessa behov.
PreWoe passar bäst när målet är att göra ledningssystemet enklare att använda och till en naturlig del av det löpande arbetet.